Die Vertrau­ens­per­so­nen für Meldun­gen (Melde­stel­len­be­auf­trag­ter) spie­len eine bedeu­ten­de Rolle inner­halb der Orga­ni­sa­ti­on und sind für die Umset­zung des Hinweis­ge­ber­schutz­ge­set­zes verantwortlich.

• Imple­men­tie­rung eines Meldesystems.
• Betrieb der inter­nen Meldestelle.
• Ansprech­part­ner für hinweis­ge­ben­de Personen.
• Erst­prü­fung der einge­hen­den Hinweise.
• Bear­bei­tung der Fälle mit inter­nen Untersuchungen.
• Kommu­ni­ka­ti­on mit Hinweis­ge­ben­den und Beschuldigten.
• Empfeh­lung und gege­be­nen­falls Einlei­tung von Folgemaßnahmen.
• Ergrei­fen weite­rer Maßnah­men, wie z. B. Abstim­mung mit dem Daten­schutz­be­auf­trag­ten, Schu­lung der Mitar­bei­ten­den zu Compli­an­ce, usw.
• Doku­men­ta­ti­on der Meldun­gen und Einhal­tung gesetz­li­cher Fristen.

Es ist von großer Bedeu­tung, dass die Aufga­be der Vertrau­ens­per­son nur von Perso­nen wahr­ge­nom­men wird, die nicht in einem Inter­es­sens­kon­flikt mit der Orga­ni­sa­ti­on stehen (Beispie­le für Inter­es­sens­kon­flik­te: Geschäfts­füh­rung, Vorstän­de, etc.). Darüber hinaus müssen diese Perso­nen vertrau­ens­wür­dig sein und zur Wahrung der Vertrau­lich­keit verpflich­tet werden.

Gemäß § 15 des Hinweis­ge­ber­schutz­ge­set­zes (HinSchG) müssen die Perso­nen, die mit den Aufga­ben einer inter­nen Melde­stel­le betraut sind, bei der Ausübung ihrer Tätig­keit unab­hän­gig sein. Diese Perso­nen können neben ihrer Funk­ti­on für die inter­ne Melde­stel­le auch andere Aufga­ben und Verpflich­tun­gen über­neh­men. Dabei ist sicher­zu­stel­len, dass keine Inter­es­sen­kon­flik­te entstehen.

Die beauf­trag­te Person muss die notwen­di­gen Befug­nis­se erhal­ten, um ihre Aufga­ben effek­tiv erfül­len zu können, vor allem bei der Über­prü­fung von Meldun­gen und der Umset­zung von Folge­maß­nah­men. Es liegt in der Verant­wor­tung der Orga­ni­sa­ti­on sicher­zu­stel­len, dass die mit den Aufga­ben einer inter­nen Melde­stel­le betrau­ten Perso­nen über die erfor­der­li­che Fach­kom­pe­tenz verfügen.

Für klei­ne­re und mitt­le­re Unter­neh­men könnte es unter Umstän­den sinn­vol­ler sein, eine erfah­re­ne exter­ne Ombuds­per­son mit der Entge­gen­nah­me und ersten Bear­bei­tung von einge­hen­den Hinwei­sen zu beauf­tra­gen, anstatt einen inter­nen Mitar­bei­ter oder eine inter­ne Mitar­bei­te­rin zu ernen­nen und zu quali­fi­zie­ren. Laut der amtli­chen Begrün­dung zu § 14 des HinSchG können exter­ne Bera­ter (z.B. Rechts­an­wäl­te/-innen, exter­ne Daten­schüt­zer) diese Funk­ti­on übernehmen.

Die Melde­stel­len sind gemäß § 10 HinSchG dazu berech­tigt, perso­nen­be­zo­ge­ne Daten zu verar­bei­ten, sofern dies zur Erfül­lung ihrer in den §§ 13 und 24 fest­ge­leg­ten Aufga­ben notwen­dig ist. Im Gegen­satz zu Arti­kel 9 Absatz 1 der Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO) ist die Melde­stel­le befugt, beson­de­re Kate­go­rien perso­nen­be­zo­ge­ner Daten zu verar­bei­ten, sofern dies für die Erfül­lung ihrer Aufga­ben erfor­der­lich ist. In einem solchen Fall muss die Melde­stel­le spezi­fi­sche und ange­mes­se­ne Maßnah­men ergrei­fen, um die Inter­es­sen der betrof­fe­nen Person zu schüt­zen; hier­bei ist § 22 Absatz 2 Satz 2 des Bundes­da­ten­schutz­ge­set­zes entspre­chend anzu­wen­den. „Bitte beach­ten Sie, dass bei der Bear­bei­tung von Fällen mit beson­de­ren perso­nen­be­zo­ge­nen Daten gege­be­nen­falls der Daten­schutz­be­auf­trag­te einzu­be­zie­hen ist.“